Важливість відпочинку для бухгалтерів
Живіть після роботи. Не треба в ній шукати радощів. Для цього є відпустка.
Як же нам бухгалтеркам іноді потрібна справжня відпустка! Але вирішитись на неї завжди важко, адже ми ж незамінні, та й чого там, ми не так вже і втомлюємося на своїй бухгалтерській роботі:) Відпустка – це не просто про сон, відпочинок, подорожі. Відпустка – це той ще челендж. Челендж навчитися довіряти і відпускати. Довіряти і відпускати, тобто делегувати. І тут я розумію, як мало мені відомо про функцію делегування та як нею правильно користуватись. Тому, натхненна відпусткою, вирішила поділитися з вами моїми роздумами та досвідом з цього приводу.
Мистецтво делегування
Делегування – це не так просто, як нам здається на перший погляд. Делегування – це таке ж мистецтво, як і ведення бухгалтерського обліку. На превелике щастя, делегування – це та навичка якої можна навчитися, бо нас бухгалтерок цьому в університетах чомусь не вчать. Тому, мабуть, і виникає той стереотип бухгалтерки з яким я борюсь 😉
Міфи про делегування
В делегуванні як і в бухгалтерії вистачає міфів. Ось найбільш цікаві, на мою думку, які далі по тексту я намагатимусь спростовувати.
Міф №1: На делегування завжди бракує часу. Ми бухгалтерки заняті роботою й завалені обов’язками, на нас покладена колосальна відповідальність і більшість з нас вважає, що не має достатньо часу, щоб сісти й пояснити завдання комусь іншому. З такою позицією до вигорання рукою подати.
Міф №2: Працівники не достатньо компетентні. Дуже часто ми недооцінюємо здібності своїх колег та своїх підлеглих. Однак єдиний̆ спосіб перевірити справжню компетентність – доручити більше роботи, ніж раніше, дозволити припускатися помилок і вчитися на них. (Звісно, я не маю на увазі делегування звітності всієї та й одразу ж ;)) Просто довіритесь, підлеглі та колеги вас здивують, ви виявите такі неімовірні здібності, про які навіть раніше і не здогадувалися.
Міф №3: Якщо хочеш, щоб щось зробили добре, зроби це сам. Якщо ви справді впевнені, що повинні все робити самотужки, і хочете виконати все вчасно та якісно, зрештою матимете щораз більше роботи й менше часу. Цей міф стримуватиме вас, прирікаючи постійно розв’язувати поточні завдання замість того, щоб розвиватися як керівник. Про Work – Life balance можна взагалі забути.
Міф №4: якщо ви делегуватимете щось іншим, працівники вважатимуть, що ви не на висоті. Ви не можете знати, що відбувається завжди і скрізь. Це й не потрібно. Завжди є люди, які це знають і можуть швидко й докладно про все вас проінформувати, просто довіртеся їм.
Міф №5: якщо ви фахівець у своїй справі, повинні робити її самотужки. Рекомендую спробувати застосувати «правило 70 %». Якщо хтось може зробити завдання на 70 % так само добре, як ви, делегуйте його цій людині. Звільніть себе, щоб розв’язати ті завдання, які здатні виконати лише ви.
Як почати делегувати
Розібравшись з міфами та поборовши стереотипи ви вже ж таки набрались рішучості піти у відпустку. Ви вже намалювали в думках ті самі ідеальні ранки, дні, вечори спокою та рівноваги про які так давно мріяли. Залишилось тільки делегувати. Тепер перед нами постає питання – з чого ж слід почати? Як на мене, цей процес схожий на цілепокладання або на процес послідовної реалізації мрії. Це той самий процес коли мету ділимо на цілі, цілі на задачі, задачі на кроки. Ось і делегування слід також починати з того що визначаємо мету. Після того як мета, у вигляді омріяного відпочинку, встановлена розробляємо конкретний план.
Делегуйте чітко. Коли ваші підлеглі або колеги не розуміють або не певні того, чого ви від них чекаєте, вони намагатимуться нічого не робити, щоб не припуститися помилки. Розуміння того, чого від тебе чекають – це найпотужніша мотивація.
Сім ключів до ефективного делегування
В сучасному менеджменті виділяють «Сім ключів до ефективного делегування», на мою думку вони мають право на життя і в бухгалтерії.
Перший «Ключ» – заставляйте роботу з навичками з навичками, здібностями та вмотивованістю підлеглого. Важливо, щоб робота не була надто складна чи виходила за межі поточних можливостей̆ так, щоб вони не мали шансів з нею успішно впоратися.
Другий «ключ» – передавайте завдання поступово, розвиваючи впевненість у новому в працівникові. Добре, якщо на початку роботи ви, прагнучі загартувати підлеглого, навантажуєте його безліччю дрібних завдань.
Третій «ключ» – делегуйте завдання повністю. Один з головних мотиваторів – відчуття цілковитої відповідальності за роботу від початку до кінця. Стовідсоткова відповідальність за завдання розвиває впевненість, компетентність і почуття власної гідності.
Кожен із членів вашої команди, незалежно від посади, повинен мати принаймні одне завдання, за яке він відповідає на 100 %. Якщо він не виконає його, ніхто інший цього не зробить. Я люблю шуткувати і називаю своїх дівчат директорами департаментів, департаментів заробітної плати, видатків, доходів.
Четвертий «ключ» – делегуйте конкретні результати. Допоможіть підлеглим абсолютно чітко зрозуміти, яких результатів ви від них чекаєте, коли вони виконують конкретне завдання, а не лише щоденну роботу. Скажіть працівникам, чого ви від них хочете й навіщо. Цей крок важливий: якщо працівники знають, чого й навіщо ви від них хочете, і розуміють переваги й недоліки ваших методів, вони не лише зможуть швидше виконати роботу, але й побачать можливі відхилення та запропонують поліпшення, про які ви навіть не думали, коли востаннє виконували таку роботу.
Будьте терплячим учителем, підтримуйте та заохочуйте працівників.
П’ятий «ключ» – делегуйте завдання, використовуючи участь працівників у його обговоренні. Коли працівники можуть безпосередньо спілкуватися з керівником, вони більш зацікавлені якісно виконати роботу. Не закривайтесть, будьте відкритими і не забувайте про емоційний інтелект. Коли ви чітко пояснюєте підлеглим, навіщо, як і на якому рівні потрібно виконати роботу, вони можуть поставити запитання або прокоментувати її, то виходять з вашого кабінету, відчуваючи, що це їхнє завдання. Воно належить їм. Вони за нього відповідають і контролюють його.
Шостий «ключ» – делегуйте повноваження, зважаючи на відповідальність роботи. Якщо завдання велике, скажіть працівникам, скільки часу в них є й до кого ще вони можуть звернутися по допомогу.
Сьомий «ключ» – делегувавши завдання, дайте працівникові спокій. Нехай підлеглий стовідсотково відповідає за роботу. Ви можете ненавмисно «забирати завдання», якщо регулярно перевіряєте працівника, вимагаєте постійної звітності, коментуєте та пропонуєте зміни в робочий процес чи процедури. У такому разі в підлеглих виникає відчуття, що вони вже не відповідають за роботу.
Висновок: Вірте у своїх працівників
Сподівайтесь на краще, закон сподівань стверджує:
«Усе, чого ви впевнено чекаєте, стає вашим пророцтвом, яке справджується».
Коли ми були дітьми, сподівання батьків надмірно впливали на нашу поведінку й на те, ким ми згодом стали. Якщо батьки постійно казали, що вірять у вашу здатність досягти успіху в будь-яких справах – отримувати високі оцінки, мати чудові спортивні результати тощо, – ви, найпевніше, намагалися справдити їхні сподівання.
Завжди будьте впевнені у своїх працівниках. Кажіть їм: «Я знаю, що ви чудово впораєтеся з роботою. Я цілком вам довіряю. Я вірю у вас і ваші здібності».
